Tworzenie wysokowydajnej, odchudzonej kultury często wymaga stawienia czoła trudnym problemom. Niezależnie od tego, czy członek zespołu stale nie dotrzymuje terminów, nie uczestniczy w kluczowych spotkaniach czy ogólnie działa nieefektywnie, liderzy muszą interweniować. Jednakże sposób prowadzenia tych rozmów decyduje o tym, czy motywują one do poprawy, czy też budzą urazę.
Klucz do skutecznej komunikacji zorientowanej na wyniki leży w prostej strukturze: Uczciwość, szacunek i terminowość (HRT). Nie chodzi tylko o grzeczność; chodzi o maksymalizację szans, że rozmowa doprowadzi do pozytywnych zmian, a nie o dalsze podważanie zaufania i produktywności.
Dlaczego to jest ważne
Wielu liderów unika trudnych rozmów ze strachu przed zranieniem uczuć lub zniszczeniem relacji. Chociaż wrażliwość jest ważna, unikanie takich dyskusji może nasilać problemy, ostatecznie szkodząc morale i produktywności zespołu. Podobnie uczciwość bez szacunku i wyczucia czasu może przynieść odwrotny skutek, powodując defensywność i opór. Struktura PSC zapewnia obecność wszystkich trzech elementów, co zwiększa prawdopodobieństwo konstruktywnego wyniku.
Trzy filary skutecznej komunikacji
Każdy element targów CES jest ważny, a brak choćby jednego może zniweczyć całą rozmowę.
1. Uczciwość: podstawa zaufania
Uczciwość oznacza bezpośrednie omówienie problemu, bez upiększeń i dwuznaczności. Tu nie chodzi o bycie surowym; chodzi o jasność. Unikaj niejasnych stwierdzeń, takich jak „musimy się ulepszyć”, a zamiast tego bądź konkretny: „Twoje raporty spóźniają się od trzech tygodni, co ma wpływ na harmonogram projektu”.
Szczera, konstruktywna informacja zwrotna pokazuje szacunek dla zdolności drugiej osoby do rozwoju. Pozwala uniknąć marnowania czasu na bezproduktywną dwuznaczność.
2. Szacunek: zachowanie godności
Szacunek oznacza uznanie wartości drugiej osoby jako osoby, nawet podczas omawiania jej wad. Unikaj oskarżycielskiego języka („Ty zawsze…” lub „Ty nigdy…”). Zamiast tego skup się na zachowaniu, a nie na osobie. Na przykład zamiast mówić „Jesteś nierzetelny”, powiedz „Przekroczenie terminu spowodowało problemy dla zespołu”.
Komunikacja pełna szacunku sprawia, że rozmowa koncentruje się na rozwiązaniach, a nie na obwinianiu. Podtrzymuje relację podczas rozwiązywania problemu.
3. Terminowość: wykorzystanie okazji
Terminowe oznacza omówienie problemu tak szybko, jak to możliwe po jego wystąpieniu. Odkładanie rozmowy na później powoduje narastanie urazy i utrudnia rozwiązanie problemu. Jeśli podczas spotkania zdarzył się błąd, przedyskutuj go później na osobności. Jeśli pojawi się wzorzec nieefektywnego działania, natychmiast umów się na rozmowę indywidualną.
Przekazywanie informacji zwrotnych w odpowiednim czasie zapobiega eskalacji małych problemów w poważne kryzysy. Pokazuje, że kierownictwo jest proaktywne i zaangażowane w sukces zespołu.
Zastosowanie ChUS w praktyce
Rozważmy następujący scenariusz: członek zespołu stale dominuje na spotkaniach, przerywając innym i tłumiąc dyskusję. Jak lider może rozwiązać ten problem za pomocą CHUS?
- Szczerze: „Zauważyłem, że często przerywasz innym na spotkaniach, co utrudnia innym wniesienie wkładu”.
- Okazujący szacunek: „Cenię Twoje pomysły i chcę mieć pewność, że każdy ma możliwość podzielenia się swoimi opiniami”.
- Na czas: Przedyskutuj to bezpośrednio po spotkaniu na osobności, aby uniknąć publicznego upokorzenia.
Dlaczego to działa
Struktura CHUS to nie tylko uprzejmość; chodzi o maksymalizację szans na pozytywną zmianę. Kiedy informacje zwrotne są szczere, pełne szacunku i aktualne, ludzie chętniej słuchają, rozumieją i podejmują działania.
Koncentrując się na zachowaniu, a nie na osobowości i przekazując informacje zwrotne w odpowiednim czasie, liderzy mogą stworzyć kulturę, która ceni odpowiedzialność i rozwój. To buduje zaufanie, poprawia produktywność i wzmacnia relacje.
Ostatecznie skuteczna komunikacja nie polega na unikaniu trudnych rozmów; prowadzi ich z jasnością, godnością i pilnością. Ramy CHUS zapewniają proste, praktyczne wskazówki dla liderów, którzy chcą osiągać wyniki przy jednoczesnym zachowaniu zaufania i szacunku.
